O papel da comunicação na circulação das informações dentro das empresas

O processo da comunicação pode ser eficiente e eficaz. O objetivo da eficácia é transmitir uma mensagem com significado. O destinatário fornece uma resposta ao emissor dizendo assim que compreendeu a mensagem enviada. 

A comunicação é compartilhar, é como uma ponte onde transitam significados que tornam comuns entre duas ou mais pessoas.

A qualidade da informação interna é essencial para o sucesso de uma empresa. Mas é necessário estudar a forma como esses comunicados são interpretados pelos colaboradores.

Foram criados vários instrumentos para favorecer a circulação das informações nas empresas, por exemplo, jornais, revistas boletins, intranet os newsletters eletrónicos e vídeos institucionais. Para atingir as metas de uma boa comunicação, deve-se escolher o meio de comunicação mais adequado aos objetivos.

 O cuidado, a qualidade e os meios utilizados para a comunicação interna tornam-se diferenciais no sucesso de uma organização, tendo em consideração a concorrência mais ativa num universo mais globalizado.

Hoje a comunicação interna é vista como uma ferramenta estratégica. Este processo ágil resulta em confiabilidade entre os colaboradores e líderes e informações rápidas na tomada de decisão.

As empresas foram obrigadas a acordar para a necessidade do atendimento ao cliente e avisadas que para serem competitivas já não basta apenas um bom serviço é preciso ter o melhor. Um fantástico atendimento ao cliente é uma forma de se distinguir. O primeiro contacto do cliente com a empresa é chamado de “momento da verdade”.

Não importa qual a forma sob a qual será passada a informação aos colaboradores, desde que a comunicação interna proceda homogeneamente, o cliente será bem atendido e o resultado final será sempre satisfatório.

Fonte: A comunicação como diferencial para o atendimento nas organizações, http://www.eumed.net/rev/turydes/05/gss.htm

Informação

O conceito de informação deriva do latim tem e significa o processo de comunicação. Também se pode dizer que a informação é um processo que visa o conhecimento ou ainda que é algo que reduz a incerteza.
A informação tornou-se uma necessidade para qualquer setor da atividade humana.
Atualmente as empresas estão rodeadas de meios envolventes com diversas caraterísticas das habituais e os gestores apercebem-se que a mudança é a única constante. Por conseguinte as organizações são obrigadas a enfrentar novas situações. Um empresário ou gestor deve estar bem informado e conhecer o mundo que o rodeia.
O aumento da concorrência e da complexidade do meio ambiente fazem-se sentir no mundo empresarial.
A empresa ao atuar num mundo global necessita de informação a vários níveis. A informação constitui o suporte de uma organização e é um elemento fundamental e indispensável à sua existência.
Quem dispões de informação de qualidade, confiável e em quantidade adequada adquire vantagens competitivas mas a falta de informação dá aso a erros e à perda de oportunidades.
Drucker defende a primazia da informação como base e a razão para um novo tipo de gestão. A informação e o conhecimento são as chaves da produtividade e da competitividade.
Da observação deste cenário, somos levados a afirmar que as empresas deverão fazer uma reestruturação organizacional em torno da informação.
É aqui que deve ter lugar a gestão das tecnologias de informação, consideradas como uma nova e importante fonte de vantagem competitiva.

Fonte: Ascenção Braga “A gestão da informação” in: http://www.ipv.pt/millenium/19_arq1.htm

Comunicação

 

A palavra comunicação deriva do latim communicare, que significa "tornar comum", "partilhar". A comunicação pressupõe, deste modo, que algo passe do individual ao coletivo.

Geralmente, o conceito de comunicação aplica-se à troca de informações sob a forma de uma mensagem. Porém, também se pode aplicar à troca de bens e serviços. A partilha de experiências, sensações e emoções é, igualmente um ato comunicativo. Uma série de pessoas caladas e imóveis, à noite, à volta de uma fogueira, estão a comunicar, porque estão a partilhar, a tornar comum uma experiência. Vê-se, assim, que informação e comunicação são conceitos diferentes. A comunicação suporta a informação, mas o inverso não é verdadeiro. Isto é, pode haver comunicação sem troca de informação, mas a troca de informação prevê a comunicação.

A Teoria da Informação mostra o emissor a enviar uma mensagem a um recetor que possa não apenas ter a perceção do que é mas também adquirir a mensagem. Isto pressupõe que o recetor possua não apenas capacidades que lhe permitam ter perceção da mensagem, mas também que partilhe um código com o emissor, de forma a compreender, atribuir significado e adquirir a mensagem. Esta é veiculada através de um canal, onde pode haver interferências indesejáveis (ruído sobre a mensagem).

Quando a mensagem não transporta informação nova, ela é supérflua para o recetor.

A comunicação é essencial à socialização, à aculturação e à formação-educação do indivíduo. É a comunicar que uma pessoa adquire consciência de si e dos outros e interioriza os comportamentos, os valores, as normas, os conhecimentos (etc.) e os seus significados na sociedade e na cultura em que se insere. Os processos de produção, reprodução e transmissão sociais e culturais dependem, assim, da comunicação.

Com a comunicação partilhamos e trocamos informações, experiências, conhecimentos, ideias, valores, bens, serviços, sensações, emoções, etc.

  

Fonte: comunicação. In Infopédia [Em linha]. Porto: Porto Editora, 2003-2012. [Consult. 2012-12-25].

Disponível na www: <URL: http://www.infopedia.pt/$comunicacao>.

Perfil do profissional de secretariado no mundo globalizado

O/A secretária moderno(a) faz a ligação quando:

·         Atua como o elo entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores;

·         Gere informações

·         Administra processos de trabalho

·         Prepara e organiza tudo para que soluções e decisões sejam tomadas com qualidade.

De forma qualitativa, o/a secretário(a) está inserido(a) no processo de gestão da empresa, como um(a )profissional fundamnetal. Hoje o/a profissional de secretariado tornou-se:

·         Agente de resultados

·         Agente facilitador

·         Agente de qualidade

·         Agente de mudanças

(entende-se por agente a pessoa que faz a ação)

Perfil do profissional no geral

Década de 70:

·         A experiência é a ferramenta usada no comando.

·         É acomodado

·         Dependente

·         Resiste às mudanças

·         Carreirista

·         O seu salário é determinado pela empresa

·         O seu conhecimento é fruto da experiência profissional

Década de 80:

·         O grau de escolaridade é a ferramenta usada no comando

·         É confiante

·         Político

·         Ajusta-se às mudanças

·         Procura ser cooperador

·         O seu salário é negociado pela empresa

·         O seu conhecimento é baseado na teoria académica

Década de 90:

·         A sua performance é a sua ferramenta de comando

·         É curioso

·         Independente

·         Gera mudanças

·         É facilitador

·         O seu salário é conquistado pela importância do seu trabalho

·         O seu conhecimento é fruto da aplicação prática da teoria

Século XXI:

·         O profissional e a sua equipa são as ferramentas do sucesso dele e de outros

·         É estudioso

·         Tem visão global das coisas

·         Lidera as mudanças

·         É criativo

·         O seu salário é conquistado pelo resultado do seu trabalho, bem como o da sua equipa

·         O seu conhecimento é fruto da aprendizagem contínua

Antigamente:

·         A formação era dispersa

·         Havia falta de requisitos para o aperfeiçoamento

·         Ausência de política para o recrutamento e a seleção

·         Organizações burocráticas com tarefas isoladas

·         As tarefas eram traçadas pela chefia

·         O secretariado era visto apenas como uma função

·         O objetivo de trabalho era determinado pelo poder da chefia

·         Havia falta de recursos

·         Chefia

Na Atualidade:

·         Existência de cursos específicos para a formação

·         Há cursos de conhecimentos próprios

·         A exigência de qualificação e definição de atribuições e plano de carreira

·         As organizações são participativas, as tarefas definidas o trabalho é feito com qualidade, criatividade e participação

·         As tarefas são definidas pelo novo estilo de gestão

·         O secretariado já é visto como uma profissão

·         O objetivo de trabalho é definido pela necessidade do mercado

·         Já há domínio em informática e existem outros conhecimentos

·         Executivo

No Futuro:

·         Amadurecimento profissional - Código de Ética

·         Haverá um constante aperfeiçoamento e desenvolvimento contínuo

·         A visão será global e o trabalho será em equipa e existe consciência profissional

·         As organizações serão empreendedoras, o trabalho será em equipa, a visão global, a metedologia flexível e a divisão será responsável

·         As tarefas serão globais e com autonomia para a execução

·         O/A secretário(a) será visto(a) com reconhecimento profissional e comprometimento  com os resultados

·         O objetivo do trabalho é definido pela equipa empreendedora

·         Haverá uma necessidade constante de aperfeiçoamento e de novos conhecimentos e de visão do negócio

·         Parceria

Fonte: http://www.revistaeficiencia.com.br/Edicao6/arquivos/leituraempedacos_Executiva.php

Levar o café ao chefe? Não! Tomar café com o chefe!

Lutando contra a escassez do tempo alguns dirigentes optaram por fazer do café da manhã um momento de reunião para a preparação do dia e revisão da agenda de trabalhos, enquanto outros acabaram com esse intervalo passando a tomar apenas um café de máquina e em pé.

Com isto a menina que ágil em datilografia que trazia todas as manhãs o café ao chefe perdeu o seu lugar.

Captando muito depressa a necessidade de mudança, as secretárias executivas souberam renovar-se. Sem que lhes fosse possível continuar como até ali arregaçaram as mangas e lançaram-se na conquista de novos espaços.

As funcionárias do passado deram lugar a executivas de carreira, que se movimentam com grande à vontade nos pontos mais altos das hierarquias empresariais e são peritas em trazer às chefias soluções em vez de problemas. Trataram de aperfeiçoar o domínio de línguas estrangeiras e atualizaram-se na informática o que lhes permitiu integrarem-se em pleno na sociedade da informação por vezes mesmo antes dos seus “chefes”.

Hoje em dia as secretárias executivas administram a aquisição de materiais, cuidam da formação interna dos colegas, monitorizam outros funcionários, são ouvidas na gestão de aplicações financeiras da empresa, têm responsabilidades a nível da área da qualidade, encaminham documentação sem precisar de aprovação.

Aquelas senhoras dedicadas e de boa aparência, que se limitam a ficar sentadas à espera que o chefe as chamasse para pedir alguma coisa, pertencem ao passado. Hoje quem trabalha nessa área sabe que tem de estar atenta às necessidades da chefia antecipando soluções e resultados.

Reconhecidas ou não no seio da organização, já todas as chefias compreenderam que resta muito pouco tempo a estas mulheres decididas - que dão opiniões e trazem sugestões sobre assuntos do quotidiano empresarial - para andar a servir cafés…

Fonte: Extraído do Nº, 2, pp 8-9, Secretária Executiva, 2º trimestre de 2002